Spécialiste de la formation professionnelle
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Exoformations > Spécialiste de la formation professionnelle > Les formations > Parcours assistant(e) administratif(ve)

Parcours assistant(e) administratif(ve)

Réf : ADA - 40 jours (soit 255 heures)

Objectif du cours

Développer les compétences néccessaires à l'occupation du poste d'assistante administrative:

  • Accueil
  • communication
  • Gestion des dossiers
  • Organisation du travail

Contenu de la formation

A – ACCUEILLIR

ACCUEILLIR UNE CLIENTELE/UNE PERSONNE

  • Accueillir un visiteur physiquement
  • Assurer un accueil téléphonique
  • Prendre un message/transmettre une demande
  • Mise à jour du tableau de suivi des appels téléphoniques et des visites
  • Reformuler une demande, résumer les points clés, synthétiser les informations
  • Faire face à une situation conflictuelle, faire patienter, désamorcer
  • Filtrer les appels

B – COMMUNIQUER

COMMUNICATION PERSONNELLE ET INTER PERSONNELLE

  • Se présenter
  • Présenter l’entreprise
  • Présenter un projet
  • Communiquer avec ses pairs
  • Communiquer avec sa hiérarchie
  • Les écrits professionnels

C – GESTION DOCUMENTAIRE

ACTUALISER LES INFORMATIONS MISES A LA DISPOSITION D’UN PUBLIC

  • Flyers, catalogues, journaux

GERER LE COURRIER

  • Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
  • Scanner/photocopier le courrier
  • Archiver le courrier sur le serveur et ranger dans les classeurs

DIFFERENTS SUPPORTS POUR LES ARCHIVES

ÉTABLIR UN PLAN DE CLASSEMENT (PAPIER/NUMERIQUE)

  • Gestion des dossiers physiques et des documents papiers

GERER LES DOSSIERS DU PERSONNEL

  • Demandes de congés et absences

GERER DES DOCUMENTS NUMERIQUES

  • Gestion d’une architecture des dossiers numériques et référentiel

D – ORGANISER

ÉTABLIR ET SUIVRE UN PLANNING

  • Planning de présence et des absences

ORGANISATION DES REUNIONS

  • Convocations, mise en place de la salle et compte rendu

ORGANISER DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS

  • Suivi des réservations (trains, hôtels, salles, séminaires)

E – GERER

 

GESTION DU STOCK

  • Définir les besoins en approvisionnement
  • Suivre l’état des stocks
  • Établir les commandes

VEILLER AU RESPECT DES PRINCIPALES ECHEANCES DE L’ACTIVITE

  • Établir l’inventaire des échéances des contrats (assurances, tél, internet)
  • Établir un appel d’offre, mettre en concurrence

Activité pratique

Intégration longue (2 mois) d'une entreprise d'entraînement pédagogique (EEP) et pratique quotidienne au sein d'un simulateur d'entreprise.

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Graphisme Arnaud Weber

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