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Cadre ayant la responsabilité de l’encadrement d’une équipe et toute personne devant animer des réunions.

Pré-requis

Connaître les bases du management.

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L’animation de réunion

Réf : REU - 2 jours (soit 14 heures)

Objectif du cours

Dans de nombreuses entreprises, le temps passé par les cadres en réunion représente près de 40 % de leur temps de travail, lorsqu'il n'est pas supérieur. Il est donc essentiel que cet investissement soit productif pour l'organisation. Lorsque la préparation est bâclée et l'ordre du jour sujet à interprétation, les réunions manquent de consistance, les durées s'allongent et le résultat est décevant.

Contenu de la formation

Justifier la réunion

  • Distinguer les différents types de réunion
  • Fixer le niveau d'exigence et les critères associés à une réunion qualifiée de productive.
  • Expliquer la nécessité de la réunion

Préparer la réunion

  • Définir l'objectif essentiel du travail à accomplir et les sous-objectifs associés.
  • Décider si la réunion est le meilleur moyen pour les atteindre.
  • Choisir les méthodes les plus productives selon la nature des sous-objectifs à atteindre.
  • Identifier les personnes clés à inviter pour que la réunion soit productive.
  • Tenir compte des éléments de préparation de fond pour définir l'organisation logistique de la réunion.
  • Préparer l’organisation matérielle
  • Mobiliser les participants sur l'objectif en amont de la réunion.
  • Elaborer l’ordre du jour

Impliquer les participants

  • Clarifier le rôle de chacun
  • Déterminer le rôle de l’animateur
  • Définir les fonctions exercées par le groupe

Animer la réunion

  • Etre créatif
  • Gérer les discussions
  • Gérer les comportements difficiles

Focaliser les énergies sur l'objectif pendant la réunion

  • Établir et respecter un code de bonne conduite pour protéger la concentration des participants.
  • Répartir les rôles pour faciliter la production du groupe.
  • Utiliser les méthodes de production en groupe selon le résultat visé :
    - décider, parvenir à un consensus
    - concevoir un produit ou un document
    - planifier un projet
    - résoudre un problème...

Prise de parole en public

  • Etat des lieux des points forts et des points d’amélioration
  • Gestion de l’espace et contact visuel
  • Maîtriser sa voix, utiliser les silences
  • Utiliser la gestuelle
  • Mise en situation

Prendre des décisions

  • Résoudre un problème
  • Définir un plan d’action et acter les engagements de chacun.
  • Etablir un un suivi opérationnel des actions par jalons.

Evaluer la réunion

  • Evaluer la réunion pour améliorer la productivité des prochaines rencontres.
  • Compte rendu

Activité pratique

Etudes de cas et mises en situation

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Graphisme Arnaud Weber

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